Ploegbord

Privacyverklaring

Verantwoordelijke. Ploegbord is een dienst van FitByJ (KVK 96450261, Heerlen). Voor privacyvragen: info@ploegbord.nl. Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, met wie en welke rechten je hebt onder de AVG/GDPR.

1. Welke gegevens verzamelen wij? Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de planningstool te laten werken:

  • Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KVK-nummer, factuuradres, BTW-nummer.
  • Gebruikersgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie/rol, uurloon (alleen voor OWNER + PLANNER).
  • Operationele data: projecten, planning, urenregistratie, pauzes, materialen, projectfoto's.
  • Beveiliging: login-tijdstippen, IP-adres, mislukte inlogpogingen, browsertype.
  • Betaaldata: naam + factuuradres + laatste 4 cijfers betaalmethode (alleen zichtbaar bij Stripe; wij slaan nooit volledige kaartgegevens op).

2. Waarom verwerken wij deze gegevens? Uitsluitend om de dienst te leveren aan het bedrijf dat het account heeft aangemaakt: planning tonen, uren registreren, facturatie afhandelen, e-mailnotificaties versturen en fraudepreventie.

3. Rechtsgrond. Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) voor gebruikers van klanten, en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) voor beveiligingslogs en fraudepreventie.

4. Betalingen — Stripe (VS/EU-DPF). Alle betalingen verlopen via Stripe, onze betaalprovider. Stripe ontvangt jouw naam, e-mailadres, factuuradres, BTW-nummer en betaalmethode. Wij zelf zien of slaan géén volledige kaartgegevens of IBAN op. Stripe is gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework en gebruikt Standard Contractual Clauses voor eventuele doorgifte. Zie stripe.com/nl/privacy.

5. Hosting — Emergent Labs (EU). Ploegbord draait op de cloud-infrastructuur van Emergent Labs. Al jouw data (planning, uren, foto's, gebruikersaccounts) wordt opgeslagen op servers binnen de EU/EER. Er vindt geen doorgifte plaats buiten de EER voor deze operationele data.

6. Sub-verwerkers. Naast Stripe (betalingen) en Emergent Labs (hosting) gebruiken wij: Resend voor transactionele e-mail (uitnodigingen, wachtwoord-reset, onboarding). Alle sub-verwerkers hebben een verwerkersovereenkomst en verwerken data binnen de EER of onder gelijkwaardige waarborgen.

7. Bewaartermijn. Zolang het account actief is. Na opzegging: 30 dagen back-up voor eventueel herstel, daarna definitieve verwijdering. Facturen bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht). Login-logs en brute-force records: maximaal 90 dagen.

8. Jouw rechten (AVG art. 15–22).

  • Inzage — je kunt opvragen welke gegevens wij over jou hebben.
  • Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen.
  • Verwijdering ("recht op vergeten") — wij verwijderen jouw persoonsgegevens permanent, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
  • Dataportabiliteit — export van jouw data (CSV/Excel via het urenoverzicht).
  • Bezwaar en beperking — je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar info@ploegbord.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Cookies. Wij plaatsen alleen strikt noodzakelijke functionele cookies (login-sessie, taalvoorkeur). Analytische of tracking-cookies worden pas geladen na expliciete toestemming via de cookie-banner. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door de cookies in je browser te verwijderen.

10. Beveiliging. Versleutelde verbindingen (TLS 1.2+), wachtwoorden bcrypt-gehasht, brute-force lockout na 8 mislukte pogingen, dagelijkse back-ups met retentie van 30 dagen, multi-tenant data-isolatie per bedrijf.

11. Wijzigingen. Bij ingrijpende wijzigingen aan deze verklaring krijg je minimaal 30 dagen vooraf bericht per e-mail.

Ploegbord is een product van FitByJ · KVK 96450261 · Heerlen · Contact: info@ploegbord.nl · Versie februari 2026.